Responsable des archives et de la gestion documentaire (H/F)

Statut : titulaire

Date limite de candidature : 2 juin 2024

Mission principale : En tant qu'archiviste responsable du préarchivage pour la Ville de Troyes et Troyes Champagne Métropole, vous serez chargés de superviser les visites régulières des services municipaux, de gérer le service de préarchivage, d'assurer le suivi du classement des fonds contemporains, de traiter certains fonds, et de sensibiliser les producteurs, tout en assurant une permanence régulière à la présidence de la salle de lecture en tant que membres de l'équipe.

Grade(s) : Assistant de conservation, Assistant de conservation principal du patrimoine territorial

Expérience souhaitée dans le poste : entre 3 et 5 ans

Rémunération : à négocier selon les grilles indiciaires de la Fonction Publique Territoriale + Régime indemnitaire

Description du poste

MISSION – RAISON D’ÊTRE
– En tant qu’archiviste responsable du préarchivage de la ville de Troyes et de Troyes Champagne Métropole, chargé du suivi des fonds contemporains: assurer la visite régulière des services de la ville de Troyes, de Troyes Champagne Métropole et des établissements publics rattachés à ces deux collectivités, assurer la gestion du service de préarchivage, assurer le suivi du classement des fonds contemporains de la ville de Troyes et de Troyes Champagne Métropole, le traitement de certains fonds (classement, conditionnement, préparation éventuelle des opérations de numérisation et de mise en ligne en lien avec les responsables du site Internet et de l’atelier photographique), ainsi que la sensibilisation des producteurs et le traitement des recherches par correspondance.
– En tant que membre de l’équipe de la salle de lecture : assurer une permanence régulière à la présidence de la salle de lecture – une à deux séances de 4 heures en temps normal, jusqu’à 3 séances en période de congés scolaires ou en cas d’absences au sein de l’équipe.

ACTIVITÉS PRINCIPALES
ARCHIVISTE, RESPONSABLE DU SUIVI DE FONDS CONTEMPORAINS
En lien avec l’e-archiviste, et sous la responsabilité directe du directeur des Archives et du Patrimoine :
– Assurer l’ensemble des relations avec les producteurs dépendants de la Ville de Troyes, de Troyes Champagne Métropole et de leurs établissements publics : prise de contact, visite sur place, conseils et accompagnement, élaboration et suivi du dossier du producteur, élaboration des chartes d’archivage ou tableau de gestion, organisation et suivi du préarchivage, des versements et des éliminations.
– Assurer le suivi de l’espace de préarchivage de la Ville de Troyes et de Troyes Champagne Métropole, en lien avec les services producteurs.
– Préparer les éventuelles opérations de classement externalisé.
– Suivre l’ensemble des opérations de classement relatives aux fonds contemporains de la ville et de Troyes Champagne Métropole, qu’elles soient traitées par des membres de l’équipe, externalisées auprès de l’entreprise titulaire de l’accord-cadre de classement ou confiées à des stagiaires archivistes.
– Assurer le traitement de fonds de services de la Ville de Troyes, de Troyes Champagne Métropole et des établissements publics qui en dépendent : tri, rédaction des éventuels bordereaux d’élimination, conditionnement, rédaction des instruments de recherche conformément aux normes en vigueur, encodage de ces derniers au format XML-EAD et envoi au service producteur, etc.
– Assurer la sensibilisation des agents en charge de l’archivage au sein des services producteurs de la Ville de Troyes, de Troyes Champagne Métropole et de leurs établissements publics et organiser auprès d’eux des séances de formation à l’archivage.
– Assurer les recherches par correspondance à caractère administratif.

MEMBRE DE L’ÉQUIPE PÉDAGOGIQUE
– Assurer l’orientation des lecteurs : utilisation des instruments de recherche (papier ou en ligne), du progiciel Thot et des ouvrages disponibles en salle de lecture, accompagnement dans l’utilisation du matériel de numérisation, etc.
– Assurer la communication des documents d’archives, en lien avec l’équipe de magasinage et à l’aide du progiciel Thot.
– Assurer le suivi des demandes de dérogation en lien avec les services producteurs et le Service interministériel des Archives de France.
– Veiller à la sécurité et à l’état sanitaire des documents transitant par la salle de lecture : « ronde » régulière en salle de lecture, signalement des dégradations éventuelles constatées sur les documents, etc.

CHEF DE SERVICE PRÉARCHIVAGE
– Encadrement d’un agent, de vacataires et stagiaires.

MISSION PÉDAGOGIQUE
– Participer, en fonction des besoins de la direction, aux ateliers pédagogiques et aux visites du bâtiment.

RELATIONS PROFESSIONNELLES
EN INTERNE
– Ensemble des collègues de la direction des Archives et du Patrimoine.
– Relations plus étroites avec le directeur-adjoint, l’e-archiviste et l’équipe « Archives des collectivités territoriales ».
– Collègues du Conseil départemental et de la Ville de Troyes.

EN EXTERNE
– Services producteurs de la ville de Troyes, de Troyes Champagne Métropole et de leurs établissements publics.
– Service interministériel des Archives de France (formation, suivi des demandes de dérogation, etc.).
– Association des archivistes français.

PUBLIC – USAGERS
– Lecteurs.

MODALITÉS ET SPÉCIFICITÉS DU POSTE
– Déplacements fréquents vers les services de la ville de Troyes, de Troyes Champagne Métropole et des établissements publics rattachés à ces deux collectivités, ainsi que les locaux de préarchivage.
– Conduite de véhicules de service.
– Astreinte en salle de lecture.

PROFIL RECHERCHÉ
SAVOIRS
– Connaissance en archivistique.

SAVOIR-FAIRE
– Maîtrise du progiciel Thot.
– Outils de bureautique : Excel, Word.

SAVOIR-ÊTRE
– Sens de la diplomatie.
– Goût pour le travail d’équipe et le partage des compétences.
– Capacité d’organisation et de gestion du temps de travail.

Poste à pourvoir le : Dès que possible

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